Checklist RRHH Navidad hostelería: cómo planificar la plantilla en hostelería y alimentación

Con independencia del sector al que pertenezca tu negocio, la inminencia de la campaña de Navidad significa un reto que debes afrontar para poder crecer en el futuro. Nos encontramos en el Q4, el último trimestre del año, y la gran demanda que supone esta época aumenta la tensión en las ventas y en la operativa de muchas organizaciones.

En hostelería y alimentación, esta presión es especialmente relevante. Restaurantes, hoteles, empresas de catering, supermercados y otros negocios del sector tienen que anticipar sus necesidades de personal para responder a los picos de actividad sin comprometer la calidad del servicio.

¿Necesitas optimizar la contratación de personal temporal para la campaña de Navidad? ¿Quieres asegurarte de cerrar este último tramo del año de forma eficiente y exitosa? Este checklist RRHH Navidad hostelería reúne las principales claves para planificar la plantilla y desarrollar un proceso de selección adecuado.

¿Qué encontrarás en el siguiente artículo?

• Selección de personal hostelería: necesidades vs. disponibilidad
• ¿Cuánto personal necesitaré en realidad?
• Contratar… ¿pero a quién?
• Capta a los candidatos adecuados
• Controla los costes
• Fideliza el talento
• Preguntas frecuentes sobre la planificación de plantilla en Navidad
• Planifica tu plantilla para el Q4 con Synergie

Selección de personal hostelería: necesidades vs. disponibilidad

El último trimestre del año, el Q4, engloba el Black Friday, el Cyber Monday, la campaña de Navidad y Reyes. Todo ello supone un aumento extraordinario de la demanda en numerosos sectores y RRHH debe afrontar con éxito las necesidades de contratación y el refuerzo de plantilla hostelería.

Para la hostelería y la alimentación en concreto es una temporada especialmente estratégica, ya que se celebran numerosos eventos corporativos, comidas y cenas de empresa. A ello se suman las reuniones familiares y fiestas navideñas. Todo ello aumenta las reservas y las compras para afrontar los compromisos propios de estas fechas.

En principio, parece bastante claro que este incremento extraordinario de la actividad supondrá que deberás contar con una plantilla mayor de la habitual. Pero con seguridad ya sabes que la cuestión no consiste simplemente en “contratar a más gente”.

La incorporación de nuevo personal solo contribuirá a mantener el nivel de servicio y responder a la demanda si las personas elegidas cuentan con la capacitación requerida. Organizar los grupos de trabajo de forma adecuada, elegir los perfiles idóneos para cada puesto y desarrollar un onboarding verdaderamente capacitador son algunas de las cuestiones clave.

En resumen, tu organización debe encontrar el equilibrio entre las necesidades operativas y las limitaciones que puedan existir en la disponibilidad de los profesionales adecuados. Veamos las principales claves para lograrlo.

¿Cuánto personal necesitaré en realidad?

Como se ha visto, no se trata de aumentar la plantilla sin más. Se trata de cubrir necesidades de forma realista y planificada.

Lo primero que debes hacer es tomar los datos de campañas anteriores y compararlos con las estimaciones de ventas y pedidos, en el sector de la alimentación, y con las reservas previstas, en el de la hostelería. De esta forma podrás realizar una previsión más realista de la demanda a la que va a enfrentarse tu organización.

Con estos datos en la mano tendrás que preguntarte cuáles son los puestos sobre los que va a recaer la mayor presión y que requerirán refuerzo. Aquí dependerá de tu tipo de negocio.

Si eres hostelero, quizá necesites contratar camareros, ayudantes de cocina y personal de sala. Si tienes un negocio de alimentación, seguramente serán cajeros, reponedores u operarios de almacén algunos de los puestos que necesites cubrir.

El calendario de contratación también es importante. Debes preguntarte si esos puestos van a ser necesarios durante toda la temporada. Las necesidades asociadas a las semanas previas a Navidad, las celebraciones de Nochebuena o Nochevieja y la campaña de Reyes no tienen por qué coincidir.

Eso supone que tus procesos de selección de personal deberán estar adecuadamente agendados y planificados para anticipar tus necesidades concretas. También deberás tener en cuenta las posibles bajas, renuncias de última hora y variaciones en las necesidades operativas.

Contratar… ¿pero a quién?

Una vez has identificado las necesidades concretas de tu organización, corresponde al departamento de RRHH elaborar una descripción clara de cada puesto de trabajo requerido: qué funciones y responsabilidades deberán asumir las personas contratadas, cuáles serán las condiciones laborales y qué requisitos serán necesarios para acceder al puesto.

Debes tener en cuenta también la diferencia entre aquellos requerimientos que resulten imprescindibles para cubrir cada puesto y las competencias que serán simplemente valorables en cada caso. Por ejemplo, la experiencia adquirida en campañas navideñas anteriores o el conocimiento previo de determinados procedimientos de trabajo.

Teniendo en cuenta estos factores podrás ampliar el abanico de candidatos disponibles y evitarás que tu proceso de selección sea innecesariamente restrictivo.

Si necesitas contratar personal hostelería para un periodo de alta demanda, esta definición previa del puesto cobra todavía más importancia: permite centrar la búsqueda en perfiles capaces de incorporarse con rapidez y responder a las exigencias reales de cada servicio.

Cristina Alonso, Directora del departamento de Desarrollo de personas en Synergie, nos dice: “Uno de los mayores desafíos que se presentan para el departamento de RRHH en los sectores de hostelería y alimentación es la campaña de Navidad. El desafío supone reforzar las plantillas con los profesionales que puedan adaptarse a un entorno laboral tan dinámico y lleno de exigencias mientras se mantienen los estándares de calidad requeridos. Se trata de invertir en la planificación de una estrategia de reclutamiento eficaz para lograr una ventaja competitiva”.

Capta a los candidatos adecuados

En cualquier campaña de reclutamiento se trata de conseguir siempre los perfiles que encajen con las necesidades de tu organización. Para ello, contarás con diferentes canales de captación de personas candidatas.

Publicar tu oferta de forma clara y transparente, especificando la ubicación, los horarios, la remuneración y las condiciones contractuales contribuirá a que las candidaturas adecuadas respondan a tu demanda.

Sin embargo, la selección de personal hostelería para la campaña de Navidad cuenta además con un factor especialmente importante: el tiempo.

Para agilizar el proceso sin renunciar a una selección rigurosa, conviene tener en cuenta algunos puntos:

• Evaluar las competencias y la disponibilidad real de cada candidato y candidata.
• Realizar entrevistas perfectamente estructuradas.
• Incorporar pruebas prácticas pertinentes para cada perfil cuando sean necesarias.
• Mantener una bolsa de candidatos actualizada para prevenir bajas o necesidades imprevistas.

Controla los costes

Indudablemente unido a los anteriores puntos está el capítulo de los costes laborales. La experiencia de campañas anteriores puede ayudarte a prever el impacto económico de la contratación de personal de refuerzo y a dimensionar la plantilla con mayor precisión.

También deberás determinar la modalidad contractual adecuada en cada caso, establecer la duración, la jornada y las condiciones de cada puesto y asegurarte de que la contratación responde a las necesidades reales de la campaña.

Una planificación anticipada ayuda además a evitar decisiones precipitadas durante los momentos de mayor actividad, cuando cubrir una vacante con urgencia puede resultar más complejo para el equipo de RRHH.

Fideliza el talento

No menos importante que la selección del personal, su evaluación y el seguimiento de su desempeño es la gestión del final de la campaña de Navidad.

Valorar adecuadamente el desempeño del personal temporal durante el momento crítico de mayor actividad en tu negocio será imprescindible para fidelizarlo de cara a futuras campañas.

A partir de los datos recopilados podrás construir una bolsa de candidatos recurrentes. Se tratará de personas a las que ya has evaluado y cuya valía está demostrada, lo que puede reducir tiempos y costes en futuras necesidades de contratación.

De esta forma, cada campaña puede convertirse también en una oportunidad para crear una base de talento ya conocido por la organización.

Preguntas frecuentes sobre la planificación de plantilla en Navidad

¿Cómo puedo planificar la plantilla de mi restaurante o supermercado para la campaña de Navidad?

A través del análisis de ventas, reservas y pedidos de campañas anteriores. De esta forma anticiparás los picos de actividad y podrás determinar cuántos trabajadores puede requerir cada puesto y turno. Identifica también las funciones que soportarán una mayor carga de trabajo y establece un calendario de contratación.

¿Cuándo hay que empezar la selección de personal temporal para afrontar los picos de trabajo del Q4?

La planificación debe comenzar con suficiente antelación y adaptarse al tamaño de la empresa, a las previsiones de demanda y a las necesidades puntuales de cada negocio. Cuanto antes identifiques los perfiles que necesitarás, más margen tendrás para captar candidatos, completar la selección y organizar su incorporación.

¿Qué ventajas tiene contratar personal de refuerzo en hostelería y alimentación mediante una ETT?

A través de una empresa de trabajo temporal (ETT), la captación de candidatos puede ser más ágil. Asimismo, puede reducirse la carga administrativa del proceso en tu departamento de RRHH y mejorar la capacidad de respuesta ante necesidades puntuales de personal.

¿Cuáles son los puntos clave para organizar los turnos en la campaña navideña?

La previsión de la demanda y el ajuste de los turnos a las franjas de mayor actividad son fundamentales. En hostelería, además, la coordinación entre sala y cocina resulta especialmente importante para garantizar una cobertura adecuada durante reservas, comidas de empresa, celebraciones y eventos.

Planifica tu plantilla para el Q4 con Synergie

Te encuentras ante el reto anual de hacer rentable la mayor demanda que generan estas fiestas. Pero también es cierto que tu organización puede salir más fortalecida de cada campaña si aprovecha la experiencia adquirida, mejora sus procesos y desarrolla una bolsa de talento capaz de responder a futuras necesidades.

Utilizar este checklist RRHH Navidad hostelería te ayudará a revisar las principales decisiones antes de que lleguen los momentos de máxima actividad: previsión de demanda, dimensionamiento, perfiles, contratación, onboarding, costes y fidelización.

Contacta con Synergie y podremos ayudarte en la selección y captación del personal adecuado para las necesidades de tu empresa.