Liderar equipos a distancia puede llegar a ser una tarea tan sencilla o compleja como liderarlos de manera presencial. La clave está en facilitar un entorno adecuado y muy pensado que tenga capacidad de ir mutando en función de las necesidades y los imprevistos.
El estado de alarma generado por la COVID-19 ha puesto a prueba la estructura interna de muchas empresas. En concreto, los negocios que estaban digitalizados o en proceso de transformación digital avanzado han sufrido menos las consecuencias. Ya tenían preparado ese entorno propicio para liderar en remoto. Analizamos cuatro puntos clave para la construcción de este entorno.
- Afianzar el entorno digital
Dependiendo del tamaño de la empresa o el de los equipos, serán necesarios métodos más sofisticados o menos. En cualquier caso, hay funcionalidades tremendamente sencillas que permiten afianzar las comunicaciones de manera muy efectiva. Se pueden resumir en cuatro: comunicación telefónica, mensajería por correo electrónico, sistema de mensajería instantánea y una plataforma para realizar videoconferencias. Además, hay que poder tener acceso a información y documentos a través de un sistema común de almacenamiento en la nube.
A partir de estos mínimos, se pueden ir creando estructuras más complejas. Sin embargo, conviene comprobar de manera periódica que ninguno de estos canales da errores. También hay que asegurarse con frecuencia de que los suministros en casa de los miembros del equipo son suficientes. Además, puede ser muy útil establecer horarios de atención o incluso dar cita para aclarar dudas. Un manual de uso y de dudas frecuentes puede reducir muchas de esas dudas que continuamente se repiten.
- Evaluar el desempeño en remoto
Para poder llevar un control del trabajo realizado a distancia es necesario establecer una serie de KPI (Key Performance Indicator) o medidores de desempeño. Estos se pueden basar en distintos criterios, desde los que evalúan la calidad, pasando por la cantidad, la velocidad o la competitividad. Todo depende del tipo de empresa y de funciones u objetivos.
Con establecer estos criterios no basta. Hay que medirlos, compararlos con periodos anteriores y modificarlos en cuanto se vea que no se ajustan a la realidad. La capacidad de generar una respuesta rápida juega en favor de la adaptación al cambio, una cualidad fundamental para la supervivencia de la compañía. Y también es importante comunicar a los trabajadores y trabajadoras muchos de los KPI para puedan concretar su propia autoevaluación.
- Mostrar la cara humana del liderazgo
Uno de los puntos fuertes del liderazgo es que tiene la capacidad de sintonizar con las personas que son lideradas. La empatía desempeña un papel clave en el éxito del liderazgo. Es conveniente saber cómo se sienten los miembros del equipo, conocer las circunstancias que están viviendo y dar el soporte que sea posible desde la empresa. Conviene también revisar de forma reiterada su bienestar, pues puede variar y, al no estar presente, no se tiene tanta constancia de los cambios.
También es importante enviar reportes de manera periódica. Esto constituirá una ocasión para reforzar el trabajo bien hecho, pero también servirá para resolver dudas que no se habían detectado y extraer enseñanzas de los errores que se hayan cometido.
- Robustecer la seguridad
La seguridad informática es un pilar fundamental dentro de una empresa digitalizada. Por este motivo también están en clara ventaja las compañías que más avanzada llevan la transformación digital. Un ataque informático puede suponer un gran coste para cualquier negocio. Y no se trata solo de costes económicos, puede producirse un robo de información confidencial o de bases de datos de clientes, que están protegidas.
El liderazgo implica también saber generar conciencia sobre este aspecto esencial y proponer dinámicas y prácticas seguras, adaptadas a las funciones que han de cumplir los equipos.