El último trimestre del año trae consigo algunos retos específicos para los sectores de logística y retail. Por eso, lo mejor para hacer frente a los últimos meses del año es llevar a cabo una previsión del pico de actividad y una planificación de plantilla acorde a las necesidades asociadas.
En concreto, la campaña de Navidad supone uno de los periodos más importantes del año, cuyos efectos, además, se extienden cada vez más en el tiempo, en lugar de concentrarse en las últimas dos semanas del año. Así las cosas, cabe preguntarse cuál es la mejor forma de planificar la plantilla de un almacén logístico antes de la campaña de Navidad en el Q4 o cuándo se debe empezar la selección de personal en logística y retail para cubrir el refuerzo de otoño e invierno.
Sigue leyendo para saber cómo organizar la gestión de picos de trabajo del Q4, especialmente en lo referido a la contratación temporal y la planificación de personal, para poder hacer frente a la campaña de Navidad de la forma más eficiente posible.
¿Qué encontrarás en el siguiente artículo?
- ¿Por qué la planificación de plantilla debe empezar antes de que llegue el pico de actividad?
- ¿Cuándo hay que empezar a seleccionar y contratar personal?
- Del calendario comercial al calendario de RRHH.
- Diferentes fórmulas para cubrir la campaña.
- Preguntas frecuentes sobre la planificación de personal.
- Cómo convertir la campaña de Navidad en una cantera de talento.
- Organiza tu plantilla para el Q4 con Synergie.
¿Por qué la planificación de plantilla debe empezar antes de que llegue el pico de actividad?
El último trimestre del año es un periodo crítico para cualquier empresa de retail, logística, distribución y e-commerce, por lo que la organización es imprescindible. Para ello, es necesario llevar a cabo una buena previsión de las ventas y la demanda logística para poder establecer una relación fiable entre esos datos y las necesidades de personal que conllevan. No se trata de llevar a cabo un reclutamiento masivo para la campaña de Navidad, sino de calcular las necesidades reales tanto en el número de trabajadores como en el tiempo en el que se extiende el pico de actividad.
Además, hay que tener presente que el aumento de actividad no se limita solo a la venta en sí, sino que detrás de todo ello existe una cadena de operaciones que también hay que considerar:
- Recepción de mercancías y almacenamiento.
- Preparación de pedidos y envíos.
- Atención al cliente y devoluciones.
Por eso, la elaboración de un calendario de RRHH que esté vinculado con el calendario comercial y operativo del trimestre es imprescindible para llevar a cabo una adecuada planificación de personal, gestionar las necesidades de plantilla como corresponde y evitar que la falta de personal termine saturando el trimestre.
¿Cuándo hay que empezar la selección de personal en logística y retail?
El backward planning es una forma útil para saber cuándo se debe iniciar el proceso de contratación temporal en logística y retail, aunque para ello es importante definir cuándo comienza realmente el pico de actividad.
Asimismo, tras definir los perfiles de empleados necesarios, así como el número de incorporaciones y la duración estimada de esos puestos, cabe tener en cuenta cuáles de ellos pueden ser más difíciles de cubrir, por lo que recurrir a una ETT logística y a otros partners de selección puede ser recomendable para agilizar todo este proceso.
Por supuesto, es la buena organización del calendario de RRHH la que permitirá abrir los procesos de selección con antelación y beneficiarse así de las diferentes ventajas que eso supone:
- Evitar que la competencia por el talento termine encareciendo las contrataciones.
- Escalonar incorporaciones para adaptarse mejor a las necesidades.
- Seleccionar con más criterio.
- Reducir la presión sobre el equipo de RRHH.
- Crear o aumentar la bolsa de posibles candidatos.
Del calendario comercial al calendario de RRHH: planificación de personal para Q4
Los calendarios de RRHH y los calendarios comerciales están estrechamente relacionados, pues las necesidades de personal van ligadas a los hitos del calendario comercial. Para cada uno de ellos, la empresa deberá identificar las necesidades que genera y traducirlas, en este caso, en el refuerzo de la plantilla en retail para otoño que corresponda, teniendo en cuenta la antelación necesaria para poder satisfacer estas necesidades.
En el caso del cuarto trimestre del año, el pico de actividad empieza a registrarse antes de la campaña de Navidad, por lo que la antelación es crucial:
| Periodo | Actividad empresarial | Prioridad de RRHH |
|---|---|---|
| Septiembre | Previsión de demanda | Dimensionamiento y definición de perfiles |
| Finales de septiembre/octubre | Inicio de selección | Captación y entrevistas |
| Octubre | Contratación progresiva | Altas, documentación y onboarding |
| Noviembre | Black Friday/Cyber Monday | Refuerzo de equipos y gestión del pico |
| Diciembre | Navidad | Máxima capacidad operativa y seguimiento diario |
| Enero | Devoluciones/rebajas | Planificación del segundo pico |
| Enero/febrero | Cierre de campaña | Evaluación, fidelización y bolsa de talento |
Diferentes fórmulas de contratación temporal para cubrir la campaña
En el momento de contratar más personal, es importante que las empresas analicen sus propias necesidades no solo durante la campaña concreta, sino también durante el año, pues en ocasiones puede ser interesante contar con fórmulas que permitan la contratación recurrente de determinados trabajadores, a diferencia de lo que ocurre con una necesidad puramente temporal, vinculada a un incremento puntual de la actividad, para lo que se recurre a soluciones de contratación temporal.
Por eso, es necesario diferenciar las necesidades estructurales de la empresa de las necesidades coyunturales, surgidas a raíz de la campaña concreta, pues será la naturaleza real de la necesidad la que determinará la forma en la que se puede cubrir la falta de personal, ya sea mediante contratos fijos discontinuos o con otras soluciones de contratación temporal.
Independientemente de la modalidad, recurrir a diferentes herramientas para llevar a cabo la selección de personal en logística o retail en el Q4 es recomendable para beneficiarse de sus diferentes ventajas:
- Recurrir a una ETT logística en septiembre puede ayudar a cubrir las necesidades de la campaña con mayor rapidez, ofreciendo una variedad de perfiles, tanto fijos discontinuos como temporales, siempre dentro de los supuestos previstos en la ley.
- Recurrir a la bolsa de candidatos de la empresa puede reducir el tiempo que debe dedicarse al proceso de selección y formación, al tratarse de antiguos empleados.
- Utilizar un servicio RPO en recursos humanos para optimizar el proceso de selección mediante la externalización del proceso.
Cómo convertir la campaña de Navidad en una cantera de talento
La fidelización de personal coyuntural es clave para el buen desarrollo de futuros picos de actividad que requieran de un aumento de plantilla de forma temporal. Por eso, este tipo de campañas temporales pueden ser un buen método para identificar talento de cara a futuras contrataciones, pues permite observar a los candidatos en un entorno de trabajo real durante un tiempo determinado.
Además, la campaña de Navidad no solo es un momento oportuno para observar el rendimiento, sino también para considerar otros aspectos importantes del trabajador:
- La puntualidad.
- La adaptación al entorno.
- La capacidad de aprendizaje.
- La colaboración con el resto del equipo.
De hecho, esta visión de futuro es compartida: muchos empleados esperan que el contrato de una ETT pueda convertirse en uno fijo eventualmente, por lo que se trata, en definitiva, de un elemento motivador más.
Por eso, una vez terminada la campaña, conviene utilizar la información recopilada durante las semanas anteriores para elaborar o aumentar una bolsa de trabajadores que hayan mostrado un buen desempeño. Tal como se ha mencionado, esto puede convertirse en un recurso estratégico tanto para futuras campañas —para reducir los procesos de selección completamente nuevos— como para cubrir puestos fijos en un futuro.
Preguntas frecuentes sobre planificación de plantilla y personal en Navidad
¿Cómo planificar la plantilla de un almacén logístico antes de la campaña de Navidad en Q4?
La planificación de plantilla debe basarse en las previsiones de actividad y productividad, por ejemplo, tomando como referencia campañas anteriores. Además, es importante contemplar diferentes escenarios y permitir cierta flexibilidad en la ampliación y redistribución de la plantilla para adaptarse a la demanda real.
¿Qué ventajas ofrece contratar a través de una ETT logística en septiembre para preparar el pico de ventas?
Iniciar los procesos de contratación con antelación permite seleccionar mejores perfiles y hacer incorporaciones escalonadas para garantizar el rendimiento de los trabajadores. Recurrir a una ETT logística para ello ofrece a la empresa mayor flexibilidad y rapidez.
¿Qué perfiles son más difíciles de cubrir durante la campaña navideña?
Las dificultades dependen del sector y el territorio. Sin embargo, los puestos con una disponibilidad horaria específica o poco habitual, así como aquellos que requieren experiencia previa o conocimientos concretos, pueden ser más complicados de cubrir.
¿Cómo dimensionar la plantilla temporal en retail para evitar el desabastecimiento o la saturación de pedidos en Navidad?
El principal error en la planificación de plantilla para las campañas de Navidad es empezar tarde, sobre todo por no detectar de forma adecuada los picos de actividad reales del trimestre. Lo mismo sucede con el final de la campaña, pues considerar que termina el 31 de diciembre es otro error habitual en la organización de los recursos de personal.
Optimiza la planificación de plantilla para el Q4 con Synergie
Como has visto, la previsión de la demanda de recursos humanos y una correcta planificación de plantilla son fundamentales, sobre todo en determinados momentos del año, como el último trimestre, con el Black Friday, el Cyber Monday, la campaña de Navidad y las rebajas.
Por eso, ponerse en marcha con tiempo y siguiendo el método que mejor se adapte a las necesidades concretas de cada departamento será clave para que tu empresa afronte con éxito los retos que esta época del año trae consigo.
Es por eso por lo que desde Synergie te ofrecemos nuestros servicios de selección de personal para trabajo temporal, para que puedas organizar el último trimestre del año como corresponde y encontrar los perfiles que tu empresa necesita para ello.
¡No lo pienses más y cuenta con Synergie!