Cuando una empresa se plantea la necesidad de incorporar un nuevo miembro al equipo, hay muchos aspectos que debe tener en consideración para llevar a cabo ese proceso de la mejor forma posible. Como hemos comentado en anteriores artículos, es necesario crear una oferta de trabajo que sea capaz de atraer a los perfiles adecuados y con mayor talento. Del mismo modo, debe cuidar aspectos como el salario emocional que ofrece a sus empleados (actuales y futuros) o el clima laboral y, del mismo modo, debe preparar adecuadamente el proceso de la entrevista de trabajo. Pero una vez se haya realizado todo el proceso de selección de personal, deberá pensar en cómo va a llevar a cabo el proceso de onboarding de ese nuevo integrante.
EMPATÍA EN EL MOMENTO DE ONBOARDING
Muchas empresas no prestan la atención suficiente a este proceso porque no son conscientes de lo relevante que puede llegar a ser. Este aspecto, puede ser clave para que el recién llegado se integre en el equipo y comience a ser productivo lo antes posible. Es necesario que comprendan el funcionamiento de la organización cuanto antes, conozcan al resto de compañeros con los que tendrá que interactuar y se adapten cuanto antes a su nuevo espacio de trabajo.
El proceso de onboarding no solo consiste en explicar al recién llegado cuáles son sus tareas y cuáles son los métodos de trabajo establecidos en la empresa. Va mucho más allá, e implica al resto de compañeros, a su superior, a la comunicación que debe darse entre los miembros, las relaciones personales y el seguimiento por parte del equipo directivo, y todos ellos deben implicarse en hacer la llegada del nuevo miembro lo más fácil y ágil posible.
Debemos hacer que ese primer día del nuevo integrante sea lo más “mágico” posible para que se sienta motivado, ilusionado y feliz de poder formar parte de la empresa. Esto hará que se sienta especialmente motivado y con ganas de darlo todo nada más llegar. Es muy práctico designar a algún empleado actual de la empresa para que haga las veces de anfitrión con el nuevo integrante de forma que se sienta como en casa y sienta que tiene el apoyo de alguien desde el primer momento. Esta relación debe ser algo más informal que la que pueda tener con su superior o responsable. Gracias a este apoyo, el recién llegado podrá ampliar sus círculos sociales nada más llegar y, como ya hemos mencionado anteriormente, repercutirá positivamente en los factores emocionales que tanta importancia tienen.
PRIMERA TOMA DE CONTACTO
Una vez haya llegado a la oficina, es importante que se lleve a cabo una reunión con su superior o su responsable directo. Esta reunión servirá para trasmitirle cuáles serán sus funciones y responsabilidades, así como sus objetivos. Igualmente, ese primer día deberá estar preparado todo el equipo informático que el nuevo integrante vaya a necesitar como su correo electrónico, el software específico, el teléfono o la impresora. Tiene que estar todo a punto para que pueda empezar a trabajar sin problemas.
Otro aspecto que suele ser relevante cuando un nuevo miembro del equipo llega el primer día es brindarle la posibilidad de conocer al gerente o CEO de la empresa. Esta es una interesante manera para implicar a ambas partes en el proceso, que se conozcan y que sepa que puede contar con el apoyo de la dirección en caso de que lo necesite. No debe ser una reunión propiamente formal, bastaría con una simple presentación o un almuerzo informal.
En definitiva, consiste en que las nuevas incorporaciones se sientan cómodas e integradas en el menor tiempo posible. Pero este no es un proceso que solo se centra en el primer día, sino que va mucho más allá. Por ejemplo, la primera semana es clave. Durante esa semana será capaz de empezar a tener autonomía, desarrollar sus primeras relaciones con el resto de compañeros, conocer el funcionamiento de su departamento, etc.
¡POCO A POCO!
Un error habitual durante el proceso de onboarding de un nuevo empleado es proporcionarle demasiada información desde el primer día, lo cual hará que esa nueva persona no sea capaz de asimilar toda esa información e incluso pueda llegar a crearle frustración. Por eso, es necesario administrar la información que se le proporciona y distribuirla durante los primeros días para que le resulte más fácil asimilarla. Para eso, puede ser un buen método que el responsable directo o manager le dedique cada día un tiempo donde analizar la evolución, atender las dudas que le puedan ir surgiendo, recibir un feedback sobre cómo está siendo el proceso de onboarding, o simplemente para mostrar interés por su estado.
Hay que tener en cuenta que este proceso al que nos referimos no termina tras la primera semana, sino que es un proceso continuo. Cada persona es un mundo, y necesitamos diferentes respuestas y apoyos según las características de cada uno. El objetivo final es que todos los miembros del equipo sean autónomos, sepan desenvolverse y aprendan los procesos internos de la empresa y pueda ser lo más autónomo posible en el menor tiempo.