En ocasiones, los proyectos laborales parecen multiplicarse sin límite. Las tareas se acumulan y las reuniones de control no terminan nunca. En estas circunstancias, la sobrecarga de trabajo puede convertirse en un asunto abrumador, especialmente cuando coincide con picos puntuales de actividad y varias entregas importantes.
Sin embargo, cuando atraviesas uno de estos periodos, es normal preguntarte: ¿es posible rebajar los picos de trabajo? ¿De qué manera se pueden afrontar las tareas acumuladas? Y, por supuesto, ¿cómo gestionar el estrés laboral cuando el aumento de trabajo es algo puntual?
En el artículo de hoy veremos cómo organizar las prioridades y recuperar el control durante los picos de actividad, sin perder de vista que se trata de situaciones excepcionales y no de una carga de trabajo permanente. Así que, ¡no pierdas detalle!
¿Qué encontrarás en el siguiente artículo?
● ¿Qué es una sobrecarga de trabajo puntual?
● ¿Por qué los picos de actividad generan tanto estrés?
● Cómo organizar tus tareas cuando todo parece urgente.
● 5 estrategias para gestionar un pico de trabajo.
● Preguntas frecuentes sobre la sobrecarga de trabajo.
● Gestiona a la perfección tu próximo reto profesional con Synergie.
¿Qué es una sobrecarga de trabajo puntual?
La realidad es que la mayoría de personas ha experimentado en algún momento de su vida una acumulación de tareas que, por su dificultad o volumen, ha provocado que parezca imposible realizarlas en el tiempo disponible.
Esta circunstancia es lo que se conoce como sobrecarga de trabajo.
La Organización Internacional del Trabajo (OIT) señala que las exigencias laborales, los ritmos de trabajo y la organización de las tareas forman parte de los factores que pueden contribuir al estrés relacionado con el trabajo. Su informe Estrés en el trabajo: un reto colectivo aborda la prevención y gestión de estos riesgos.
No obstante, es importante diferenciar si esta sobrecarga ocurre de forma puntual o habitual, ya que estaríamos ante escenarios diferentes.
Cuando hablamos de sobrecarga puntual o de picos puntuales de actividad, existen distintos factores que pueden dar lugar a esta situación:
● Aumento inesperado de clientes.
● Acumulación de plazos de entrega.
● Ausencia o vacaciones de compañeros.
● Proyectos retrasados por causas ajenas.
Sin embargo, cuando esta situación se da de forma continuada, es importante discernir si se está asumiendo una carga de trabajo superior a la que debería afrontar una sola persona. Si el estrés se mantiene en el tiempo a causa de una mala organización o de un volumen de trabajo excesivo, ya no estaríamos hablando simplemente de un pico de actividad.
¿Por qué los picos de actividad generan tanto estrés?
Tener mucho trabajo no tiene por qué ser un signo inequívoco de sobrecarga laboral o estrés. La realidad es que existen puestos en los que los profesionales han de llevar a cabo muchas tareas diferentes, con plazos ajustados, sin que resulte abrumador.
El verdadero problema reside en la manera en que se organizan esas tareas y en los plazos disponibles para su ejecución. No es lo mismo tener un par de proyectos importantes en los que trabajar y que, al mismo tiempo, haya que contestar cinco llamadas y quince correos acumulados, que contar con el tiempo necesario para dedicar a cada proyecto.
Durante los picos de trabajo, la acumulación repentina de obligaciones puede generar la sensación de que todo es urgente y debe resolverse a la vez.
En estas situaciones, en las que la sensación de no poder llegar a todo puede volverse insostenible, la verdadera clave para afrontar el trabajo acumulado es la organización. Con un manejo correcto de las tareas diarias y del tiempo que se dedica a cada una, es más sencillo recuperar el control.
Cuando no se sabe por dónde empezar y cada vez se van sumando más asuntos a la agenda diaria, parece imposible llegar a todo. No obstante, existen métodos muy eficaces para superar estos periodos puntuales de mayor actividad.
Cómo organizar tus tareas cuando todo parece urgente
Si se han acumulado tres proyectos, dos reuniones, veinte mails y cinco llamadas, es posible que no sepas por dónde empezar a organizar tu día.
Para estas situaciones, debes comenzar recogiendo todo aquello que debes hacer durante el día. De las tareas semanales y mensuales puedes ocuparte una vez hayas clasificado correctamente el trabajo inmediato conforme a los siguientes criterios:
● Necesidad de realización: valora la urgencia de la tarea. Por ejemplo, si otro departamento depende de tu trabajo para continuar el proyecto.
● Importancia de realización: analiza qué consecuencias tendría no completar esa tarea o retrasarla. Por ejemplo, preparar un informe que servirá para tomar una decisión importante la semana siguiente.
Con esta simple clasificación puedes separar lo verdaderamente urgente de aquello que simplemente te gustaría quitarte de encima cuanto antes.
Una forma sencilla de organizar las tareas según su importancia y urgencia sería la siguiente:
Urgente e importante: priorizarla y trabajar en ella cuanto antes.
Importante pero no urgente: reservar un bloque de tiempo concreto.
Urgente pero de poco impacto: valorar si puede resolverse rápidamente o delegarse.
Ni urgente ni importante: posponerla hasta que pase el pico de actividad.
5 estrategias para gestionar un pico de trabajo
Una vez que tengas claras tus prioridades, aplica el siguiente protocolo para avanzar con tus tareas sin aumentar todavía más la sensación de agobio durante una sobrecarga de trabajo puntual.
1. Empieza por una sola tarea
No intentes avanzar en cinco trabajos pendientes a la vez. Termina una tarea antes de pasar a la siguiente siempre que sea posible.
Reducir los cambios constantes de una actividad a otra ayuda a visualizar mejor los avances cuando atraviesas picos de trabajo especialmente intensos.
2. Divide los proyectos grandes
Desglosa cada proyecto en pequeñas tareas concretas. De esta forma, será más fácil saber por dónde empezar y ver tus avances. Existen metodologías como el diagrama de Gantt que pueden ser de gran utilidad.
3. Agrupa tareas similares
Reserva un momento para responder correos, otro para llamadas y otro para las tareas que requieren concentración. De este modo mantienes el hilo de lo que haces y no saltas continuamente de una obligación a otra.
4. Deja margen para los imprevistos
No llenes toda tu agenda. Reserva algo de tiempo para las peticiones urgentes que puedan aparecer durante el día.
Durante los picos de actividad, planificar el 100 % de tu jornada puede resultar contraproducente, ya que cualquier imprevisto obligará a reorganizar de nuevo todas tus prioridades.
5. Pide ayuda si no llegas
Si el volumen de trabajo supera el tiempo que tienes disponible, comunícalo a tus superiores.
Explicar qué tareas tienes pendientes, cuáles son sus plazos y qué capacidad real tienes para completarlas facilita que se puedan revisar prioridades, redistribuir alguna tarea o replantear determinadas fechas de entrega.
Preguntas frecuentes sobre la sobrecarga de trabajo
¿Qué puedo hacer para no agobiarme cuando tengo un pico de trabajo muy alto y muchas entregas juntas?
Empieza por sacar todas las tareas de tu cabeza y ponerlas por escrito. Después, ordénalas por prioridad y fecha límite y decide cuál es el siguiente paso concreto de cada una. Ante una sobrecarga de trabajo puntual, tener una visión completa de tus obligaciones facilita saber por dónde empezar.
¿Cómo organizo mis tareas cuando tengo sobrecarga de trabajo esta semana?
Identifica primero las tareas urgentes e importantes y trabaja en ellas por bloques de tiempo. Evita cambiar constantemente de una tarea a otra y reserva momentos concretos para responder correos y mensajes.
¿Cómo gestionar el estrés laboral puntual si me han acumulado demasiados proyectos de golpe?
Reduce el problema a tareas pequeñas, establece prioridades y comunica cuanto antes si necesitas reorganizar los plazos. También es importante mantener los descansos y evitar que una situación excepcional se convierta en una rutina.
¿Qué técnicas de gestión del tiempo me ayudan a superar picos de actividad intensos sin quemarme?
Puedes utilizar listas de prioridades, bloques de tiempo, división de tareas grandes en pasos pequeños y planificación diaria. El objetivo no es llenar cada minuto de trabajo, sino utilizar mejor el tiempo disponible y saber qué puede esperar.
Gestiona a la perfección tu próximo reto profesional con Synergie
Los periodos de sobrecarga de trabajo pueden formar parte de prácticamente cualquier trayectoria profesional. Ante los picos puntuales de actividad, lo verdaderamente importante no es demostrar que puedes soportarlo todo, sino aprender a priorizar, organizarte, comunicar tus límites y recuperar la normalidad cuando pasa el periodo de mayor actividad.
En Synergie ponemos a tu disposición nuevas oportunidades laborales y acompañamiento continuado durante tu búsqueda de empleo en numerosos sectores y de la mano de las mejores empresas.
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Cristina Alonso
Directora Desarrollo y Gestión de Personas en Synergie España
Más de 15 años de experiencia en el mundo de los RRHH, concretamente en las áreas de selección, formación y desarrollo, habiendo trabajado en empresas de diferentes sectores, industrial, servicios, retail. Su mayor objetivo es que las personas sean felices en su puesto de trabajo e intentar que su día a día sea lo más sencillo posible.