Posponer la planificación de las incorporaciones suele resultar un desastre en cualquier sector. Sobre todo en la hostelería. La planificación de plantilla resulta un ítem muy importante. Especialmente en la época estival, donde las incorporaciones deben hacerse de forma efectiva y rápida para dar respuesta a la alta demanda.
Sin embargo, ¿sabes cómo hacer una planificación adecuada para evitar la sobrecarga de trabajo? ¿Qué herramientas de planificación de personal tienes a tu alcance? Y, por último, ¿cómo puedes anticiparte a la demanda que experimentarás?
En el artículo de hoy elaboraremos una guía completa acerca del refuerzo de plantilla en hostelería para gestionar el personal extra verano y que el tiempo no se te eche encima.
¿Qué encontrarás en el siguiente artículo?
- ¿Por qué empezar la planificación de personal antes de agosto?
- ¿Cómo planificar la plantilla en hostelería?
- Ventajas de reforzar el equipo en junio.
- Gestión de turnos en hostelería para personal extra.
- Aspectos laborales a tener en cuenta.
- Preguntas frecuentes sobre planificación de plantilla.
- Prepárate para la temporada alta del año con Synergie.
¿Por qué empezar la planificación de personal antes de agosto?
En lo que respecta a la planificación de recursos humanos, centrarse en realizar las tareas antes de la fecha crítica de incorporación es indispensable.
Muchas empresas tienen la mala costumbre de esperar hasta que las reservas o la afluencia empiezan a multiplicarse para tomar acción en la plantilla. Aspecto muy común en épocas demandantes, como la campaña de Navidad, la de Semana Santa o a la que ahora nos referimos: la de verano. Un error que puede salir muy caro para el personal presente en el negocio y para el servicio prestado.
En estos casos, el margen de maniobra es inexistente, puesto que se espera hasta la fecha límite para comenzar la selección de personal. Y después, como es natural, esta situación repercute directamente en la productividad y el trato al cliente. Las colas interminables, los comensales descontentos y el personal desbordado suelen ser consecuencias directas de esta situación.
Llevar a cabo una planificación de plantilla adecuada permite, entre otras cosas, controlar esta situación y reforzar los equipos con tiempo suficiente para realizar la formación necesaria. Asimismo, se pueden contemplar otros aspectos con más tiempo, como que la carga de trabajo sea más equitativa, que los turnos rotativos estén mejor dispuestos y que la calidad del servicio no decaiga en ningún momento.
¿Cómo planificar la plantilla en hostelería?
Para realizar esta planificación de personal es necesario analizar, si existen, los requerimientos necesarios en otros años de vida del negocio.
Bien es sabido que no todas las temporadas son iguales y que, del mismo modo, la demanda varía de un año a otro. Sin embargo, dependiendo de la zona o de la trayectoria del local, se puede obtener información de gran utilidad para hacer un listado inicial de los puestos que se necesitarán.
Los plazos son otro elemento crítico en esta planificación. No se puede esperar que la selección de personal se realice en menos de una semana o que la formación inicial de las nuevas incorporaciones esté completa en dos días. Es necesario establecer plazos realistas que se adecúen a las necesidades del negocio.
Además de estos pasos iniciales, también será necesario analizar otros de gran importancia como los listados a continuación:
- Planificar teniendo en cuenta las vacaciones y ausencias previstas de la actual plantilla.
- Realizar, si no se tiene, una base de datos de candidatos anteriores.
- Iniciar la selección con, al menos, un mes y medio de antelación.
- Formar al personal antes de los picos de demanda.
- Organizar los turnos teniendo en cuenta la afluencia y el descanso.
- Controlar y modificar la planificación según vaya siendo necesario.
Estas medidas ayudarán a tener en cuenta las necesidades futuras y, además, poder actuar con margen suficiente de maniobra.
Ventajas de reforzar el equipo en junio
Encargarse de la contratación en temporada alta no solo resulta un desafío por la propia naturaleza del proceso de selección. También se debe tener en cuenta que la gestión de las propias necesidades del negocio estarán presentes. Como es normal, el trabajo se multiplicará y pasará a ser una carga demasiado extensa para todos los profesionales involucrados.
El refuerzo de plantilla en meses anteriores, como junio o julio, será de gran utilidad para encontrar a candidatos que estén en búsqueda activa de empleo. Un hito imposible en meses más avanzados, en los que los profesionales ya habrán sido reclutados por otras empresas.
Asimismo, contar con personal suficiente reducirá la carga de trabajo y, por tanto, se evitarán situaciones que afecten a la retención de los profesionales de hostelería.
Para que tengas en cuenta las ventajas que proporciona el refuerzo de plantilla en junio con respecto a agosto, a continuación te presentamos una tabla con los beneficios que obtendrás.
| Pros y contras de la planificación de plantilla de hostelería en junio vs. agosto | |
| Refuerzo en junio | Contratación en agosto |
| Mayor disponibilidad de candidatos en búsqueda de empleo estival | Escasez de perfiles disponibles |
| Más tiempo para seleccionar | Procesos urgentes e ineficaces |
| Formación progresiva | Aprendizaje acelerado y, en ocasiones, insuficiente |
| Integración natural en los equipos | Mayor riesgo de rotación laboral o absentismo |
| Menor presión sobre el equipo ante el aumento progresivo de la demanda | Sobrecarga operativa |
| Mejor experiencia del cliente | Incremento de incidencias en el servicio |
Gestión de turnos en hostelería para personal extra
Si te preguntas cómo planificar la plantilla una vez se cuente con las incorporaciones, es imprescindible que implementes un sistema de turnos que garantice la cobertura de la afluencia y el correcto descanso del personal.
Al no darle importancia a este punto, puedes encontrarte con una desmotivación generalizada del personal, errores críticos en el servicio o incluso ausencias inesperadas. Fallos que se convierten en desastres en plena campaña.
Con el objetivo de evitar esta situación, es necesario que sigas los consejos que te prestamos a continuación:
- Escalona la incorporación de los refuerzos: que todos empiecen el mismo día hará que las instrucciones se den con demasiada prisa y no ayudará en la planificación.
- Confecciona turnos de apoyo: poner a una nueva incorporación al mando de un veterano ayudará a que los primeros servicios sean más eficaces.
- No te confíes en los turnos críticos: los almuerzos o cenas no serán los mejores momentos para que el personal enseñe a las nuevas incorporaciones, ya que les añadirá más estrés.
- Cuidado con los turnos partidos: el personal se agotará con mucha más facilidad si acumulas demasiados turnos partidos semanales. Trata siempre de repartirlos y ofrecer un descanso adecuado.
- Realiza los cuadrantes con, al menos, dos semanas de antelación: de esta forma, el equipo podrá organizarse y estaréis preparados para los cambios puntuales.
- Empieza tu base de datos de candidatos desde ya: en caso de ausencia inesperada, otros perfiles que no se hayan incorporado, pero que sean competentes, resultarán de gran ayuda para cubrir los turnos.
Aspectos laborales a tener en cuenta
Las necesidades del personal en verano no difieren de las del resto del año. Aunque la carga de trabajo aumente, los trabajadores de hostelería deben contar con una serie de derechos concretos, dictados en el convenio colectivo de hostelería que les sea de aplicación, que varía según la provincia y la actividad.
Las obligaciones legales que afectan a la gestión del personal durante la temporada alta son imprescindibles en la planificación. De manera que conocer las condiciones que han de respetarse ayudará significativamente a elaborar turnos, presupuestos y beneficios.
Preguntas frecuentes sobre planificación de plantilla
¿Cómo puedo hacer una planificación de plantilla en hostelería para que no me pille el toro en agosto?
Analiza la demanda prevista en años anteriores, identifica los puestos críticos e inicia los procesos de selección con margen suficiente.
Estrategias de planificación de recursos humanos para restaurantes durante la contratación de temporada alta.
La anticipación, la previsión de vacaciones y la formación progresiva del personal son algunas de las más efectivas.
¿Por qué es mejor empezar el refuerzo de plantilla de verano en junio en lugar de esperar a julio u agosto?
Porque existe una mayor disponibilidad de candidatos y más tiempo para integrarlos correctamente en el equipo.
Consejos para la gestión de turnos en hostelería cuando tienes mucho personal extra de verano.
Planifica cuadrantes con antelación, equilibra las cargas de trabajo y fomenta una comunicación fluida con toda la plantilla.
Prepárate para la temporada alta del año con Synergie
Como has podido ver, la planificación de la plantilla es muy determinante en el éxito de las campañas más fuertes del año. La improvisación nunca debe ser un aspecto presente en los negocios. Mucho menos cuando el éxito de la temporada depende directamente de ella.
En Synergie llevamos ayudando a empresas del sector de la hostelería desde hace más de 50 años. Tanto en los procesos de selección de personal, como en sus formaciones y procedimientos únicos. De esta manera, garantizamos que el refuerzo de equipo en verano se haga con agilidad y eficacia. Dos aspectos que dan forma al sector hostelero de nuestro país.
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