Durante la crisis generada por la COVID-19 ha quedado patente que las empresas que han podido aprovechar los recursos digitales han salido más beneficiadas que las que no. La transformación digital afecta a la estructura fundamental de la compañía y el área de recursos humanos es una de las más implicadas en este cambio. Te orientamos sobre cómo transformar digitalmente un departamento de RRHH para poder adaptarse a las nuevas exigencias.
Metodologías que ayudan a estructuran mejor el trabajo
La metodología Agile está siendo la gran triunfadora en los procesos de transformación digital. Una de sus principales características es que trabaja por unidades o módulos de cumplimiento. Se trata de la clásica estrategia divide y vencerás. En lugar de afrontar un proyecto complejo, como por ejemplo un proceso de selección masivo, centrándose solo en su conjunto, se divide en distintas tareas o fases y se van abordando una a una con una cierta independencia del resto. De esta manera, si se falla en alguna, el trabajo de las demás no se detiene o se ve menos resentido.
Agile favorece, además, la autogestión. No es necesario que se esté continuamente supervisando el trabajo que se realiza, sino que se han de implementar herramientas que registren ciertos parámetros que luego serán los que ayuden a medir el desempeño en una evaluación final. Esta forma de trabajar ofrece la posibilidad de aprender de los errores, en lugar de esconderlos o castigarlos. Los errores se ven como una oportunidad de crecimiento. Para desarrollar toda esta fase se requieren las soluciones digitales que pasamos a comentar en el siguiente apartado.
Tecnologías en la transformación de los departamentos de RRHH
Los departamentos de recursos humanos tienen soluciones tecnológicas a su disposición que pueden ayudar a que determinados procesos se digitalicen. Es una forma de eliminar la burocracia y hacer que el tiempo que se dedica a estos procesos se optimice. Para ello se emplean tecnologías comunes a toda transformación digital, como el cloud computing. Ya hay herramientas que permiten archivar documentos en la nube de manera confidencial y segura, a los que solo accederán los miembros que se indiquen. Por ejemplo, un empleado puede acceder a la documentación sobre su contrato, altas, bajas, permisos… que la empresa ha gestionado, de manera completamente confidencial. O bien puede subir un justificante de una baja o cualquier documentación que requiera el departamento de RRHH.
Las plataformas de comunicación entre la plantilla y los RRHH serán determinantes a la hora de establecer ciertas decisiones. Por ejemplo, se pueden emplear calendarios para señalar eventos relacionados con festividades, permisos o fechas señaladas para la empresa. Este tipo de soluciones permite solicitar días de vacaciones y recibir contestación casi en el momento. Con respecto a la comunicación interna con el departamento de RRHH, una buena idea en estos momentos es instalar un chatbot donde los empleados lancen sus dudas y puedan ser contestadas en el momento por una inteligencia artificial. Otro punto fuerte es conseguir que la comunicación con los organismos públicos sea completamente digital. Ejemplo de ello sería poder tramitar las nuevas afiliaciones o dar de alta contratos, gestionar situaciones de baja o de incapacidad, entre otros procesos.
Formación digital para una transformación completa
Dentro de la transformación digital de los departamentos de RRHH no puede faltar incluir la posibilidad de formarse a distancia. De manera remota se pueden reforzar o enseñar desde habilidades blandas, técnicas o digitales y conseguir titulaciones y capacitaciones oficiales. Hay muchas plataformas que permiten elaborar programas destinados a cada necesidad. Además, se puede combinar formación presencial con formación on-line.
También hay empresas intermediarias que facilitan toda esta labor y ponen a su disposición soluciones adaptadas a cada compañía. Es el caso de Synergie Academy, que emplea herramientas reales, simuladores y realidad virtual para las actividades formativas que diseña en conjunto con la empresa.