La capacidad de comunicación es una de las habilidades más demandadas en las ofertas de trabajo. Saber crear un entorno comunicativo abre puertas, cierra tratos y favorece la confianza en las relaciones personales, sobre todo si se trabaja de cara al público. Componer un discurso armonizando la expresión oral, el lenguaje corporal y adecuando las emociones será garantía de éxito en un encuentro. Y es algo que puede mejorarse entendiendo algunas cuestiones fundamentales que se producen durante la comunicación. Podemos hacer que esta sea eficaz y responda a nuestros objetivos.
Antes de empezar a hablar
Gran parte de la comunicación con las otras personas se produce antes de pronunciar la primera palabra. El espacio entre ellas, la expresión facial, la mirada y la postura del cuerpo predisponen (o todo lo contrario) a la conversación. Por ejemplo, una distancia interpersonal adecuada (las circunstancias actuales obligan a que sean mayores de lo que acostumbramos) se va ajustando cada vez que dos personas hablan. Demasiado cerca puede resultar invasivo, y demasiado alejado puede ser frío. Respetar esa distancia llegando un acuerdo no verbal será lo que configure el espacio de la conversación.
Otro de los elementos fundamentales para entablar y conducir una conversación es la expresión facial. El gesto de sonreír invita a la comunicación y utilizarla adecuadamente favorece que la charla se produzca en buenos términos. Por cierto, la sonrisa puede mostrarse tanto con la boca como con los ojos y se consigue un efecto parecido ahora que con la mascarilla llevamos oculta esa parte de la cara.
El empleo de la asertividad en la comunicación
Al hablar, al comunicarnos en general, lo hacemos en compañía de determinados estados de ánimo. Alegría, incertidumbre, nerviosismo, enfado, tristeza, las emociones salpican nuestra comunicación. Algunas de estas expresiones son interesantes para incorporarlas al discurso, pero otras conviene que no se filtren para favorecer el buen entendimiento y evitar que el canal de comunicación se dañe. Para eso utilizaremos la asertividad. Gracias a ella se modulan las emociones tanto propias como de nuestro interlocutor. Por ejemplo, ser amable no supone aceptar todo lo que nos propone nuestro interlocutor; es la capacidad para negarse sin que la otra persona se sienta molesta, teniendo en cuenta sus emociones y dando cabida a las propias.
Cómo hacer atractiva una conversación
Escucha
La capacidad de escucha, con atención y desde la sinceridad, es de las mejores y más atractivas aptitudes que puede tener una persona a la hora de comunicarse. Favorece la confianza, cuestión imprescindible en la comunicación, y aporta las claves para entender a los demás porque desencadena la empatía.
Capacidad de observación
En la medida en la que se es capaz de detectar cómo está una persona se puede ajustar la propia comunicación para que esta sea más efectiva. Dar confianza, calmar o animar se conseguirá gracias a una valoración de la expresión de la otra persona. Poner atención y observar (sin incomodar) y con detalle dará muchas claves para saber por dónde llevar una conversación a buen puerto.
Lenguaje corporal
Hay que ser consciente de que cuando hablamos utilizamos, al mismo tiempo, todo el cuerpo para expresarnos. Por ejemplo, las manos enfatizan lo que queremos decir, pero también lo que no queremos decir. La persona que nos escucha es además capaz de detectar una incomodidad por la mera observación de nuestra postura corporal. En la medida de lo posible procura no cruzar los brazos y las piernas, y mirar siempre a los ojos mientras hablas con alguien.
Estructurar la información
Para garantizar que nuestro mensaje es claro es fundamental seguir un pequeño orden en la comunicación e ir dosificándola en la medida en la que se nos da feedback sobre el grado de aceptación del discurso. Se debe empezar aportando un contexto, poniendo un marco a lo que se va a decir. Una vez se hayan dado las referencias necesarias se irá bajando al detalle, al meollo de lo que se quiere decir. También podemos partir de la explicación de las premisas que nos llevarán a unas determinadas conclusiones. Hacer ese camino comprensible es lo que producirá que la comunicación sea óptima. Es importante utilizar la cantidad justa de información, pero no más, hablar demasiado puede provocar que nuestro interlocutor se descuelgue de la conversación.
Actuar con confianza
Esto implica hablar desde la autoridad, pero sin prepotencia, llevando la iniciativa de la conversación. Para esto es importante no dar nada por sentado. Cuando no se conoce a la persona con la que se habla hay que asegurarse de que nos está acompañando a través de la argumentación. También es interesante tomar la iniciativa cuando una conversación se atasca siempre haciendo partícipe a la otra persona. Por ejemplo, utilizar expresiones como “¿te parece si…?”, buscando el acuerdo en la propuesta.
Fórmulas de cortesía
El uso de fórmulas de cortesía como gracias y por favor es imprescindible para construir un discurso cordial y conseguir la aceptación de nuestra propuesta.
Reformular
Es conveniente asegurarse de que has entendido lo que solicita alguien. Por ejemplo, en telemarketing es habitual emplear la reformulación. El cliente a veces no sabe expresar bien qué necesita. Mediante una frase-resumen de lo que has captado puedes saber si vas bien encaminado.
Evitar la ironía
Utilizar el doble sentido de las palabras o la ironía puede dar lugar a malos entendidos. Solo debe emplearse cuando conocemos a la persona con la que hablamos. Si no es el caso, es preferible no usarla. O hacerlo gradualmente para saber si nuestro interlocutor nos sigue y no malinterpreta lo que se quiere decir.
Testear
Cada tanto, hay que testear si se está siguiendo el hilo de la conversación. Para evaluarlo se pueden hacer pausas en las que interpelarás con frases como “no sé si ha quedado claro” o “no sé si me estoy explicando” (mejor que “no sé si me entiendes”). La idea es mostrar que te preocupa que esa persona te acompañe en el discurso, que estéis haciendo el mismo camino.
Utilizar diferentes niveles de comunicación
Saber amoldarse al nivel de comunicación de la persona con la que se habla es fundamental. Hay que emplear un lenguaje más sencillo con niños o con personas que no manejan bien nuestro idioma. Una de las barreras de la comunicación se produce con el uso de tecnicismos, de palabras propias del argot de la profesión o que solo conoce uno de los hablantes.
Un tip extra
Lee. La lectura enriquece el vocabulario y ayuda a expresarse con propiedad. Manejar un amplio abanico de términos te ayudará a ser más fiel a lo que quieres decir. No hablamos de utilizar un lenguaje pedante, sino de tener recursos suficientes dentro del vocabulario para expresar la complejidad de lo que queremos decir con sencillez y de una forma más acertada.